Integración KSeF · Facturación electrónica obligatoria

Integra tu ERP con KSeF antes de que sea obligatorio para todos en 2027

Conectamos tu ERP, CRM o software contable con la API oficial KSeF 2.0 para que emitas y recibas facturas desde tu proceso habitual. Para empresas polacas y extranjeras que facturan en Polonia.

Pide tu diagnóstico KSeF gratuito

30 minutos · sin costo · te escribimos para agendar

Plazo clave Obligatorio para todas las empresas desde el 1 de enero de 2027
  1. 1 feb 2026KSeF arranca para grandes emisoresObligatorio emitir para quienes facturaron más de 200 millones de PLN en 2024, y recibir por KSeF, salvo excepciones legales.
  2. 1 abr 2026KSeF para la mayoría de las empresasLa obligación de emitir facturas en KSeF se extiende a la mayoría de los demás contribuyentes.
  3. 1 ene 2027KSeF obligatorio para todosTermina la excepción para pequeños emisores. La ley prevé sanciones desde esta fecha, pero el Ministerio de Finanzas anunció que propondrá aplazarlas hasta finales de 2027.
¿Está tu empresa lista para KSeF? Hazte el test en 2 minutos

De facturar a mano a facturar desde tu sistema

Hoy
Con HolaPolska!
Capturas cada factura dos veces: en tu ERP o CRM y otra vez en la aplicación de KSeF.
La factura sale de tu sistema en formato FA(3) y el número KSeF vuelve solo a tu registro.
Revisas a mano si KSeF aceptó o rechazó cada documento y buscas los comprobantes uno por uno.
Cada factura queda ligada a su estado definitivo, su número KSeF y su UPO.
Un corte de conexión o una caída de KSeF frena tu facturación o provoca envíos duplicados.
Colas, reintentos y control de plazos offline mantienen tu facturación en marcha y sin duplicados.

Lo que ganas al integrar en lugar de operar a mano

400 × 3 min = 20 h

Mide el tiempo que hoy pierdes

Es lo que consumen al mes 400 facturas con 3 minutos de trabajo manual cada una. En el diagnóstico calculamos tu caso real.

Emisión y recepción

Un solo flujo para ambas

Recibir por KSeF es obligatorio desde el 1 de febrero de 2026. Tu sistema descarga de forma incremental las facturas de tus proveedores.

Sin cambiar de ERP

Tus herramientas se adaptan a KSeF

Conservas tu ERP, CRM o software contable. Un conector intermedio absorbe los cambios de la API sin tocar tu operación diaria.

Cómo fluye una factura integrada

  1. 01Tu ERP o CRMLa factura nace donde ya trabajas.
  2. 02Validación previaDatos, importes y esquema FA(3) antes de enviar.
  3. 03API KSeF 2.0Envío por sesión interactiva o por lotes.
  4. 04Número KSeF + UPOEstado definitivo y comprobante oficial.
  5. 05Contabilidad y pagosTodo vuelve enlazado a tu registro.

Entregables

Lo que recibes

Todo queda por escrito en la propuesta: alcance, entregables, responsables y criterios de aceptación.

Pide tu diagnóstico KSeF gratuito

Propuesta · Integración KSeF

  • Diagnóstico de sistemas y datos Qué sistemas se conectan, qué datos tienes y qué campos te faltan para cumplir con FA(3).
  • Mapeo de datos a FA(3) Conversión documentada al XML oficial, incluidas facturas correctivas, anticipos y facturas finales.
  • Conector con la API KSeF 2.0 Envío por sesiones interactivas o por lotes y descarga incremental de las facturas recibidas.
  • Control de estados y UPO Cada factura enlazada con su documento interno, estado definitivo, número KSeF y comprobante oficial.
  • Plan de contingencia Colas, reintentos y control de plazos para offline24, indisponibilidad anunciada y modo de avería.
  • Seguridad y permisos Custodia de certificados y tokens, privilegios mínimos, separación de funciones y registro de operaciones.
  • Pruebas en TEST y DEMO Escenarios ordinarios y excepcionales validados antes de producción, con criterios de aceptación acordados.
  • Documentación y mantenimiento Manuales, evidencias de pruebas y actualización del conector ante cambios técnicos o regulatorios.

Cómo trabajamos

Cómo llevamos tu integración a producción

  1. 01

    Diagnóstico y análisis fiscal

    Revisamos tus sistemas, datos y volumen, y con tu contable definimos qué operaciones pasan por KSeF.

  2. 02

    Diseño de la solución

    Elegimos entre módulo nativo de tu ERP, conector o desarrollo a medida, y fijamos arquitectura, seguridad y responsables.

  3. 03

    Desarrollo o configuración

    Construimos el conector, el mapeo a FA(3), las validaciones previas y la gestión de estados.

  4. 04

    Pruebas en TEST y DEMO

    Probamos correctivas, moneda extranjera, rechazos, duplicados, interrupciones y expiración de certificados, sin tocar producción.

  5. 05

    Producción y mantenimiento

    Activamos con seguimiento y contingencia lista, y mantenemos el conector al día con los cambios de la API.

Para quién es

Tu contable sigue al mando de lo fiscal

Nos encargamos de la integración técnica y de los controles. El tratamiento de VAT, los registros y las declaraciones los define tu contable o asesor fiscal, con quien trabajamos desde el diagnóstico.

  • Empresas con alto volumenCientos o miles de facturas al mes que ya no caben en un proceso manual.
  • Facturación recurrenteSuscripciones, licencias, hosting o mantenimientos que se facturan cada periodo.
  • Empresas extranjeras en PoloniaSociedades establecidas aquí que facturan en EUR o USD a clientes de otros países.
  • Despachos contablesAccesos y documentos de varias empresas gestionados dentro de KSeF.
  • SaaS y comercio electrónicoFacturación KSeF integrada para tus propios clientes, con datos y credenciales separados.
  • Pequeños emisores en transiciónHasta 10.000 PLN brutos al mes en facturas: tu plazo termina el 31 de diciembre de 2026.

Preguntas frecuentes

Antes de decidir

Respuestas directas a lo que suelen preguntarnos. Si te queda alguna duda, escríbenos.

Depende de tu volumen. Con pocas facturas, la aplicación gratuita del Ministerio de Finanzas puede bastarte. Si emites muchas facturas, tienes facturación recurrente o trabajas con varios sistemas, integrar elimina la doble captura y te da control de estados, UPO y contingencias. En el diagnóstico te decimos qué opción te conviene.

Como referencia: de 1 a 4 semanas para un sistema moderno con pocos flujos; de 4 a 12 semanas para un ERP o CRM con emisión, recepción, permisos y correcciones; de 3 a 6 meses o más con varios sistemas, empresas, monedas o alto volumen. El plazo real depende de tus accesos, la calidad de tus datos y la disponibilidad para pruebas.

Cotizamos por proyecto después del diagnóstico. Influyen la calidad de tus datos, cuántos sistemas conectamos, el volumen, si necesitas emisión, recepción o ambas, la variedad de operaciones fiscales y el soporte que requieras. Recibes por escrito el alcance, los entregables y los criterios de aceptación.

Acceso a tu sistema o a su documentación, ejemplos reales de facturas, una persona de contacto en tu equipo y la participación de tu contable para validar el tratamiento fiscal. Las autorizaciones de KSeF se emiten a nombre de tu empresa y quedan bajo tu control.

Puede afectarte. Una empresa establecida en Polonia puede estar obligada a emitir por KSeF facturas dirigidas a clientes de otros países, también en EUR o USD. Lo revisamos operación por operación junto con tu contable.

¿Quieres profundizar antes de decidir? Lee la guía

Llega a 2027 con tu facturación KSeF automatizada

En 30 minutos revisamos tu sistema, tu volumen y el enfoque más sensato para tu caso. Sin costo y sin compromiso.

Pide tu diagnóstico KSeF gratuito