Integracja z KSeF · Obowiązkowe e-fakturowanie

Zintegruj ERP z KSeF, zanim od 2027 r. obejmie wszystkie firmy

Łączymy Twój ERP, CRM lub program księgowy z oficjalnym API KSeF 2.0, by faktury wystawiać i odbierać w ramach codziennego procesu. Dla polskich i zagranicznych firm fakturujących w Polsce.

Umów bezpłatną konsultację KSeF

30 minut · bezpłatnie · odezwiemy się, by ustalić termin

Kluczowy termin Obowiązkowy dla wszystkich firm od 1 stycznia 2027 r.
  1. 1 lut 2026KSeF startuje dla największych firmObowiązek wystawiania faktur w KSeF dla podatników ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r. oraz — z ustawowymi wyjątkami — obowiązek odbierania faktur w KSeF.
  2. 1 kwi 2026KSeF dla większości firmObowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje większość pozostałych podatników.
  3. 1 sty 2027KSeF obowiązkowy dla wszystkichKończy się okres przejściowy dla małych podatników. Przepisy przewidują od tej daty kary, ale Ministerstwo Finansów zapowiedziało projekt ich odroczenia do końca 2027 r.
Czy Twoja firma jest gotowa na KSeF? Zrób test w 2 minuty

Od ręcznego fakturowania do faktur prosto z systemu

Dziś
Z HolaPolska!
Każdą fakturę wprowadzasz dwa razy: w ERP lub CRM i ponownie w aplikacji KSeF.
Faktura wychodzi z Twojego systemu w strukturze FA(3), a numer KSeF automatycznie wraca do rekordu.
Ręcznie sprawdzasz, czy KSeF przyjął, czy odrzucił dokument, i szukasz potwierdzeń jedno po drugim.
Każda faktura ma przypisany status końcowy, numer KSeF i UPO.
Zerwane połączenie lub niedostępność KSeF wstrzymuje fakturowanie albo kończy się podwójną wysyłką.
Kolejki, ponowienia i pilnowanie terminów w trybach offline utrzymują fakturowanie bez duplikatów.

Co zyskujesz dzięki integracji zamiast ręcznej obsługi

400 × 3 min = 20 h

Policz czas, który dziś tracisz

Tyle co miesiąc pochłania 400 faktur, jeśli każda wymaga 3 minut ręcznej pracy. Na konsultacji liczymy to dla Twojej firmy.

Wystawianie i odbiór

Jeden proces w obu kierunkach

Odbieranie faktur w KSeF jest obowiązkowe od 1 lutego 2026 r. Twój system przyrostowo pobiera faktury od dostawców.

Bez zmiany ERP

Twoje narzędzia gotowe na KSeF

Zostajesz przy swoim ERP, CRM lub programie księgowym. Konektor pośredniczący przejmuje zmiany w API bez zakłócania codziennej pracy.

Jak przebiega zintegrowane fakturowanie

  1. 01Twój ERP lub CRMFaktura powstaje tam, gdzie już pracujesz.
  2. 02Walidacja przed wysyłkąDane, kwoty i zgodność ze schematem FA(3) przed wysłaniem.
  3. 03API KSeF 2.0Wysyłka w sesji interaktywnej lub wsadowej.
  4. 04Numer KSeF + UPOOstateczny status i urzędowe poświadczenie odbioru.
  5. 05Księgowość i płatnościWszystko wraca powiązane z Twoją ewidencją.

Rezultaty

Co otrzymujesz

Wszystko zapisujemy w ofercie: zakres, rezultaty, osoby odpowiedzialne i kryteria odbioru.

Umów bezpłatną konsultację KSeF

Oferta · Integracja z KSeF

  • Analiza systemów i danych Które systemy podłączamy, jakie dane masz i których pól brakuje do zgodności z FA(3).
  • Mapowanie danych do FA(3) Udokumentowana konwersja do oficjalnego XML, łącznie z fakturami korygującymi, zaliczkowymi i rozliczającymi.
  • Konektor do API KSeF 2.0 Wysyłka w sesji interaktywnej lub wsadowej oraz przyrostowe pobieranie otrzymanych faktur.
  • Kontrola statusów i UPO Każda faktura powiązana z dokumentem wewnętrznym, statusem końcowym, numerem KSeF i urzędowym potwierdzeniem.
  • Plan awaryjny Kolejki, ponowienia i pilnowanie terminów dla trybu offline24, ogłoszonej niedostępności i trybu awaryjnego.
  • Bezpieczeństwo i uprawnienia Ochrona certyfikatów i tokenów, minimalne uprawnienia, rozdział obowiązków i rejestr operacji.
  • Testy w środowiskach TEST i DEMO Scenariusze typowe i wyjątkowe sprawdzone przed produkcją, według uzgodnionych kryteriów odbioru.
  • Dokumentacja i utrzymanie Instrukcje, dowody z testów i aktualizacja konektora po zmianach technicznych lub przepisów.

Jak pracujemy

Jak wprowadzamy integrację na produkcję

  1. 01

    Analiza systemów i kwestii podatkowych

    Sprawdzamy systemy, dane i wolumen, a razem z Twoim księgowym ustalamy, które transakcje przechodzą przez KSeF.

  2. 02

    Projekt rozwiązania

    Wybieramy między natywnym modułem ERP, konektorem a rozwiązaniem na zamówienie oraz ustalamy architekturę, zabezpieczenia i osoby odpowiedzialne.

  3. 03

    Programowanie lub konfiguracja

    Budujemy konektor, mapowanie do FA(3), wstępne walidacje i obsługę statusów.

  4. 04

    Testy w TEST i DEMO

    Testujemy korekty, waluty obce, odrzucenia, duplikaty, przerwy w połączeniu i wygasanie certyfikatów – bez ryzyka dla produkcji.

  5. 05

    Uruchomienie i utrzymanie

    Uruchamiamy integrację pod nadzorem i z gotowym planem awaryjnym, a potem aktualizujemy konektor wraz ze zmianami API.

Dla kogo

Kwestie podatkowe zostają w rękach księgowego

Odpowiadamy za integrację techniczną i mechanizmy kontrolne. Rozliczenie VAT, ewidencję i deklaracje ustala Twój księgowy, biuro rachunkowe lub doradca podatkowy – współpracujemy z nimi od pierwszej konsultacji.

  • Firmy z dużym wolumenemSetki lub tysiące faktur miesięcznie, których nie da się już obsłużyć ręcznie.
  • Fakturowanie cykliczneSubskrypcje, licencje, hosting lub usługi serwisowe rozliczane co okres.
  • Firmy zagraniczne w PolsceSpółki z siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności w Polsce, fakturujące w EUR lub USD.
  • Biura rachunkoweDostępy i dokumenty wielu firm obsługiwane w KSeF.
  • SaaS i e-commerceFakturowanie w KSeF wbudowane w usługę dla Twoich klientów, z rozdzielonymi danymi i poświadczeniami.
  • Mali podatnicy w okresie przejściowymSprzedaż dokumentowana fakturami do 10 000 zł brutto miesięcznie: Twój termin mija 31 grudnia 2026 r.

Najczęstsze pytania

Zanim zdecydujesz

Konkretne odpowiedzi na pytania, które słyszymy najczęściej. Jeśli masz inne, napisz do nas.

To zależy od wolumenu. Przy niewielkiej liczbie faktur bezpłatna Aplikacja Podatnika KSeF może w zupełności wystarczyć. Jeśli wystawiasz dużo faktur, fakturujesz cyklicznie lub pracujesz na kilku systemach, integracja eliminuje podwójne wprowadzanie danych i daje kontrolę nad statusami, UPO i trybami awaryjnymi. Na konsultacji podpowiemy, która opcja ma sens w Twoim przypadku.

Orientacyjnie: 1–4 tygodnie dla nowoczesnego systemu z kilkoma procesami; 4–12 tygodni dla ERP lub CRM z wystawianiem, odbiorem, uprawnieniami i korektami; 3–6 miesięcy lub dłużej przy wielu systemach, spółkach, walutach albo dużym wolumenie. Rzeczywisty czas zależy od dostępów, jakości danych i dostępności Twojego zespołu do testów.

Wycenę projektu przygotowujemy po konsultacji. Wpływają na nią jakość danych, liczba podłączanych systemów, wolumen, zakres (wystawianie, odbiór lub oba), różnorodność transakcji podatkowych i potrzebne wsparcie. Zakres, rezultaty i kryteria odbioru dostajesz na piśmie.

Dostępu do systemu lub jego dokumentacji, przykładowych faktur, osoby kontaktowej w zespole oraz udziału księgowego, który potwierdzi ujęcie podatkowe. Uprawnienia w KSeF nadaje się w imieniu Twojej firmy i pozostają one pod Twoją kontrolą.

Może dotyczyć. Firma z siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności w Polsce może mieć obowiązek wystawienia w KSeF faktury dla klienta z innego kraju, także w EUR lub USD. Sprawdzamy to transakcja po transakcji razem z Twoim księgowym.

Chcesz najpierw zgłębić temat? Przeczytaj przewodnik

Wejdź w 2027 r. z fakturowaniem w KSeF, które działa samo

W 30 minut przeanalizujemy Twój system, wolumen faktur i najrozsądniejsze podejście w Twojej sytuacji. Bezpłatnie i bez zobowiązań.

Umów bezpłatną konsultację KSeF