Jak prowadzić biznes między Meksykiem a Polską bez otwierania biura

Twoja firma na dwóch rynkach – bez budowania od zera całej struktury międzynarodowej.

Ekspansja zagraniczna, handel międzynarodowy, przedstawicielstwo handlowe, outsourcing operacji, technologie i compliance między Meksykiem a Unią Europejską.

Wejście z firmą na rynek zagraniczny może być ważnym krokiem w jej rozwoju. Oznacza jednak zderzenie z innym prawem, językiem, bankami, dostawcami, systemem podatkowym, strefą czasową, kulturą biznesową i procedurami administracyjnymi, których najprawdopodobniej nie znasz.

Może prowadzisz polską firmę i szukasz w Meksyku dostawców albo klientów. Może masz meksykańską spółkę, która chce zacząć sprzedawać w Europie. A może działasz już międzynarodowo, ale potrzebujesz kogoś, kto będzie tymi operacjami zarządzał, nadzorował je albo usprawnił.

Nie musisz rozwiązywać każdego problemu osobno ani zatrudniać pełnego zespołu w każdym kraju, żeby zacząć.

W Polsce działamy jako HOLAPOLSKA sp. z o.o., a w Meksyku przez spółki z grupy Ethical Profits Group. Dzięki temu możemy świadczyć skoordynowane usługi po obu stronach Atlantyku.

Możesz zlecić nam pojedyncze zadanie – na przykład wyszukanie dostawców albo koordynację jednej wysyłki międzynarodowej – lub kompleksową obsługę obejmującą przedstawicielstwo handlowe, zarządzanie operacjami, technologie, logistykę i stałe wsparcie.

Cel jest prosty: prowadzenie biznesu międzynarodowego z oparciem w lokalnej strukturze – bez niepotrzebnego dźwigania ciężaru zarządzania nią na własną rękę.

1. Co się zmienia, gdy Twój dostawca naprawdę działa w Meksyku i w Unii Europejskiej?

Współpraca z typowym dostawcą zagranicznym często oznacza pracę z firmą, która fizycznie znajduje się w innym kraju.

To może komplikować zawarcie umowy, fakturowanie, obsługę dostawców, komunikację, płatności i rozwiązywanie problemów.

Nasza dwunarodowa struktura pozwala podejść do tych trudności inaczej.

1.1. Zawierasz umowę lokalnie

Jeśli Twoja firma działa w Meksyku, możesz zawrzeć umowę ze spółką z grupy Ethical Profits Group w Meksyku, otrzymywać odpowiednie dokumenty podatkowe (CFDI) i płacić krajowymi kanałami.

Jeśli Twoja firma działa w Polsce lub w innym kraju europejskim, usługę możemy świadczyć przez HOLAPOLSKA sp. z o.o., naszą polską spółkę – z umową, fakturami i rozliczeniem podatkowym dopasowanymi do danej transakcji.

Dzięki temu dział zakupów, księgowość i administracja pracują z dostawcą, który funkcjonuje w ich własnym otoczeniu prawno-podatkowym.

Co to oznacza w praktyce?

Że nie musisz zamieniać każdej umowy z zagranicznym kontrahentem w projekt prawny, księgowy czy administracyjny.

Podmiot zawierający umowę, waluta, rozliczenie podatkowe i zakres odpowiedzialności ustalamy w zależności od usługi i profilu Twojej firmy.

1.2. Masz zaplecze operacyjne na obu rynkach

Czym innym jest zapewnienie zagranicznej firmy, że obsłuży Cię zdalnie.

Czym innym – realna zdolność działania w kraju, w którym trzeba coś załatwić.

Pomagamy koordynować spotkania, dostawców, klientów, sprawy administracyjne i działania biznesowe w Meksyku i w Polsce.

To szczególnie przydatne, gdy sprawa wymaga znajomości lokalnego rynku.

Na przykład: meksykański dostawca nie dotrzymuje terminu, trzeba zweryfikować przebieg negocjacji handlowych albo w Polsce pojawia się problem administracyjny. Nie musisz wtedy polegać wyłącznie na mailach wysyłanych z zagranicy.

Masz zespół, który koordynuje niezbędne działania bezpośrednio na danym rynku.

1.3. Korzystasz z kompetencji dostępnych w obu krajach

Nie każdą usługę trzeba wytwarzać tam, gdzie się ją sprzedaje.

Firma europejska może potrzebować programistów, obsługi w języku hiszpańskim, przetwarzania dokumentów albo usług technicznych, które da się realizować z Meksyku.

Firma meksykańska może potrzebować znajomości przepisów unijnych, nadzoru handlowego w Polsce, regionalnej infrastruktury IT lub koordynacji z europejskimi dostawcami.

Nasza struktura pozwala łączyć te kompetencje.

Efektem może być usługa bardziej konkurencyjna, elastyczna i wyspecjalizowana niż utrzymywanie wszystkich zasobów w jednym kraju.

1.4. Zyskujesz dłuższe godziny obsługi

Różnica czasu między Polską a centralną strefą czasową Meksyku wynosi zwykle siedem lub osiem godzin, w zależności od pory roku.

Pozwala to zaplanować pracę tak, by zadania przechodziły płynnie z jednego dnia roboczego na drugi.

Przykład: gdy Twoja firma w Europie kończy dzień, nasz zespół w Meksyku może kontynuować wybrane zadania. Następnego ranka w Polsce praca jest już posunięta do przodu.

Sprawdza się to przy wsparciu technicznym, programowaniu, monitoringu, obsłudze administracyjnej i reagowaniu na incydenty.

Możemy ustalić wydłużone godziny pracy, dyżury i umowy SLA dopasowane do potrzeb Twojej działalności. Obsługa 24/7 i gwarantowane czasy reakcji są określane wprost, jeśli wchodzą w zakres zamówionej usługi.

1.5. Działasz zgodnie z różnymi wymogami technologicznymi i regulacyjnymi

Europejskie przepisy o ochronie prywatności, cyberbezpieczeństwie i prowadzeniu działalności nie są tożsame z meksykańskimi.

Jeśli pracujesz z klientami zagranicznymi, musisz brać te różnice pod uwagę.

Pomagamy projektować usługi i procesy, które uwzględniają obowiązki właściwe dla każdej transakcji.

Na przykład: jeśli dane muszą pozostać w infrastrukturze europejskiej, możemy zaproponować hosting w regionie z określonymi zasadami kontroli dostępu i przetwarzania.

Jeśli Twój zespół w Meksyku ma pracować na systemach europejskich, możemy wdrożyć odpowiednie zabezpieczenia techniczne i umowne.

Działanie w obu krajach pozwala uporządkować te procesy, ale nie zastępuje konkretnych wymogów w zakresie prywatności, bezpieczeństwa i zgodności z przepisami.

2. Ekspansja zagraniczna: wejście na nowy rynek ze wsparciem na miejscu

Market Entry & Business Expansion

Chcesz sprzedawać w Meksyku lub w Europie, ale nie wiesz, od czego zacząć?

Najczęstszą przeszkodą w ekspansji wcale nie musi być brak kapitału.

Znacznie częściej jest nią nieznajomość rynku.

Nie wiesz, kto kupuje Twój produkt, ile jest gotów zapłacić, jakich dostawców potrzebujesz, jakie podatki obowiązują ani jakie wymogi handlowe trzeba spełnić.

Nie wiesz też, czy od razu zakładać spółkę, czy można zacząć od przedstawicielstwa, dystrybucji albo transgranicznego świadczenia usług.

Nasza usługa ekspansji zagranicznej obejmuje cały proces – od oceny szansy rynkowej po uruchomienie sprzedaży.

Badanie i weryfikacja rynku

Zanim zainwestujesz w biuro, zapasy czy personel, pomożemy Ci zrozumieć warunki na rynku, na który chcesz wejść.

Analizujemy profil potencjalnych nabywców, konkurencję, kanały sprzedaży, bariery handlowe i możliwości pozycjonowania.

Możemy też koordynować analizy wymogów regulacyjnych, kosztów operacyjnych i alternatywnych modeli wejścia na rynek.

Na tej podstawie podejmujesz lepiej uzasadnione decyzje.

Lokalne przedstawicielstwo handlowe

Jeśli zakładanie spółki jest jeszcze przedwczesne, możemy zapewnić przedstawicielstwo i wsparcie handlowe.

Pozwala to zacząć budować sprzedaż, a w tym czasie wspólnie oceniamy, jak reaguje rynek.

Zajmujemy się pozyskiwaniem leadów, organizacją spotkań, prezentacją Twoich produktów, monitorowaniem ofert i koordynacją negocjacji.

Uprawnienia do zawierania umów lub zaciągania zobowiązań w Twoim imieniu określamy wyraźnie na piśmie.

Założenie działalności i soft landing

Gdy decydujesz się na formalne wejście na rynek, prowadzimy Cię przez cały proces.

Możemy koordynować rejestrację spółki, formalności administracyjne, wybór biura rachunkowego, poszukiwanie lokalu, IT, dostawców, kadry i pierwsze działania sprzedażowe.

Czynności prawne, księgowe i podatkowe, które wymagają uprawnionych specjalistów, realizujemy we współpracy z odpowiednimi ekspertami.

Chodzi o to, by nie trzeba było samodzielnie szukać i koordynować wszystkich uczestników procesu.

Działalność po uruchomieniu

Założenie firmy to dopiero początek.

Potem potrzebujesz klientów, dostawców, umów, systemów, faktur, administracji i ludzi.

Możemy dalej Cię wspierać w ramach outsourcingu operacji biznesowych.

Dla kogo: meksykańskie firmy, które chcą zaistnieć w Polsce lub w Europie, polscy producenci planujący wejście do Meksyku, software house'y, firmy przemysłowe, firmy usług profesjonalnych i inwestorzy.

3. Przedstawicielstwo handlowe i rozwój biznesu za granicą

Business Development & Local Representation

Masz konkurencyjny produkt, ale nie masz go komu sprzedawać w innym kraju?

Otwarcie biura handlowego za granicą to spory wydatek.

Potrzebni są handlowcy, nadzór, narzędzia, znajomość rynku i czas na budowanie relacji.

Możemy działać jako Twój zespół wsparcia sprzedaży w Meksyku lub w Polsce – w zależności od potrzeb.

Pozyskiwanie klientów

Wyszukujemy firmy, które mogą być zainteresowane Twoimi produktami lub usługami.

Analizujemy branże, dystrybutorów, kupców korporacyjnych, integratorów, hurtownie i innych potencjalnych odbiorców.

Na tej podstawie prowadzimy działania obejmujące pierwszy kontakt, prezentację i dalsze rozmowy.

Prowadzenie szans sprzedażowych

Sama lista potencjalnych klientów to za mało.

Możemy prowadzić proces sprzedaży, w tym:

• Pozyskiwanie i kwalifikację leadów.
• Prezentację produktów i usług.
• Organizację spotkań na miejscu lub online.
• Przygotowanie ofert i ich monitorowanie.
• Koordynację dokumentacji handlowej.
• Zarządzanie szansami sprzedażowymi w CRM.
• Monitorowanie negocjacji.
• Koordynację obsługi posprzedażowej.

Poszukiwanie dystrybutorów i partnerów

Jeśli Twój model biznesowy opiera się na dystrybutorach lub wyspecjalizowanych przedstawicielach, pomożemy Ci ich znaleźć i ocenić.

Z tej usługi skorzystasz, szukając firm zainteresowanych sprzedażą Twoich produktów, świadczeniem wsparcia technicznego lub budową kanałów dystrybucji.

Możemy też monitorować wskaźniki sprzedażowe i realizację zobowiązań Twoich partnerów.

Udział w wydarzeniach i spotkaniach biznesowych

Jeśli masz do załatwienia sprawy handlowe w Meksyku lub w Polsce, możemy zorganizować spotkania biznesowe, harmonogramy rozmów, wizyty u dostawców i reprezentację na miejscu.

To przydatne, gdy zarząd nie może stale podróżować.

Przykład: Twoja firma produkuje w Polsce urządzenia przemysłowe i chce zdobyć klientów w Meksyku. Wspólnie identyfikujemy odbiorców, prezentujemy Twoje produkty, prowadzimy szanse sprzedażowe i koordynujemy relacje z lokalnymi partnerami handlowymi.

4. Handel międzynarodowy: import i eksport między Meksykiem a Unią Europejską

International Trade & Logistics Coordination

Chcesz kupować lub sprzedawać towary za granicą bez samodzielnego pilnowania każdego etapu?

Import czy eksport to znacznie więcej niż wynajęcie firmy transportowej.

Trzeba uwzględnić dostawców, dokumentację, warunki zakupu, ubezpieczenie, cła, podatki, klasyfikację taryfową, wymogi techniczne, magazynowanie i doręczenie.

Źle skoordynowana operacja może skończyć się opóźnieniami, nieprzewidzianymi kosztami albo zatrzymaniem towaru.

Pomożemy Ci uporządkować poszczególne etapy Twoich transakcji międzynarodowych.

4.1. Wyszukiwanie i ocena dostawców zagranicznych

Jeśli chcesz kupić towary, maszyny, urządzenia lub materiały w Meksyku albo w Europie, pomożemy Ci znaleźć dostawców.

Usługa może obejmować identyfikację producentów, porównanie ofert, weryfikację kontrahenta, koordynację próbek i monitorowanie negocjacji.

Możemy też zlecić kontrolę jakości wyspecjalizowanym firmom inspekcyjnym.

Nie musisz polegać wyłącznie na międzynarodowych katalogach firm ani negocjować z kontrahentami, których zupełnie nie znasz.

4.2. Koordynacja importu i eksportu

Pomagamy przygotować i zorganizować wszystko, co jest potrzebne do przewozu towarów między oboma rynkami.

Zakres może obejmować:

• Weryfikację dokumentacji handlowej.
• Koordynację faktur handlowych i list pakunkowych (packing list).
• Dobór reguł Incoterms.
• Określenie potrzeb transportowych.
• Kontakt ze spedytorami i agencjami celnymi.
• Koordynację odprawy celnej przez uprawnionych przedstawicieli.
• Śledzenie przesyłek.
• Obsługę nieprawidłowości.
• Koordynację ubezpieczenia.
• Doręczenie i zamknięcie dokumentacji.

Możemy przeanalizować koszty importu i eksportu, aby wszystkie składniki transakcji były jasne, zanim podejmiesz zobowiązania handlowe.

4.3. Transport międzynarodowy

Koordynujemy rozwiązania transportowe dopasowane do różnych rodzajów ładunków.

W zależności od operacji może to być transport lotniczy, morski, drogowy lub intermodalny.

Możemy też zorganizować przesyłki drobnicowe (LCL) lub całe kontenery (FCL) przez wyspecjalizowanych operatorów.

Naszą rolą jest pomoc w wyborze, koordynacji i nadzorze nad potrzebnymi usługami.

Jeśli czynność wymaga przewoźnika, agencji celnej lub upoważnionego operatora, wykonuje ją podmiot posiadający odpowiednie uprawnienia.

4.4. Magazynowanie i dystrybucja

Jeśli chcesz utrzymywać zapasy za granicą, możemy skoordynować usługi magazynowe i dystrybucyjne.

Przykład: zamiast wysyłać każde zamówienie osobno z Meksyku, możesz przywieźć towar do Europy i obsługiwać zamówienia z regionu.

Możesz też zorganizować zapas europejskich produktów przeznaczonych na rynek meksykański.

Usługi mogą obejmować przyjęcie towaru, kontrolę stanów magazynowych, kompletację zamówień, pakowanie, wysyłkę i obsługę zwrotów.

Dostępność i warunki poszczególnych rozwiązań zależą od produktu, wolumenu i lokalizacji.

4.5. Logistyka dla e-commerce

Jeśli sprzedajesz online, możemy połączyć Twoje procesy cyfrowe z operatorami logistycznymi.

Integrujemy sklepy internetowe, systemy magazynowe, bramki płatnicze, obsługę zamówień i platformy śledzenia przesyłek.

Pomagamy też dostosować sklep do rynku docelowego.

Chodzi o język, treści, ścieżkę zakupową, obsługę klienta, informacje handlowe i procesy administracyjne.

4.6. Przepisy handlowe i wymogi dotyczące produktów

Każdy towar jest inny.

Produkt spożywczy podlega innym obowiązkom niż maszyna przemysłowa, odzież czy urządzenie elektroniczne.

W Unii Europejskiej mogą obowiązywać wymogi bezpieczeństwa produktów, oznakowanie CE (jeśli dotyczy), etykietowanie, dokumentacja techniczna i obowiązki importera.

W Meksyku zastosowanie mogą mieć oficjalne normy meksykańskie (NOM), pozwolenia, ograniczenia pozataryfowe, rejestracje oraz rejestr importerów (Padrón de Importadores).

Możemy skoordynować identyfikację i weryfikację tych wymogów, aby ograniczyć ryzyko.

Umowy handlowe między Meksykiem a Unią Europejską mogą też dawać preferencje celne dla towarów, które je spełniają – zależnie od ich pochodzenia, klasyfikacji i obowiązującej umowy. W październiku 2026 r. stosuje się umowę o wolnym handlu UE–Meksyk obowiązującą od 2000 r.; jej zmodernizowana wersja (przejściowa umowa handlowa), podpisana 22 maja 2026 r. i zatwierdzona już przez UE, wejdzie w życie po zakończeniu ratyfikacji przez Meksyk.

Dla kogo: importerzy, eksporterzy, producenci, dystrybutorzy, firmy handlowe, przedsiębiorstwa przemysłowe i marki e-commerce.

5. Outsourcing operacji biznesowych w innym kraju

Managed International Business Operations

Potrzebujesz kogoś, kto zajmie się lokalnymi operacjami, podczas gdy Ty zarządzasz firmą?

Wiele firm nie potrzebuje pełnego zespołu w każdym kraju.

Potrzebują tego, by zadania były wykonywane prawidłowo i by ktoś odpowiadał za ich monitorowanie.

Możemy działać jako Twój zewnętrzny zespół wsparcia operacyjnego i administracyjnego.

5.1. Międzynarodowe biuro operacyjne

Jeśli masz klientów lub dostawców w Meksyku albo w Polsce, pomożemy Ci obsługiwać sprawy na miejscu.

Może to obejmować przyjmowanie i monitorowanie zapytań biznesowych, organizację spotkań, obieg dokumentów, kontakt z dostawcami i pilnowanie bieżących spraw.

Zamiast utrzymywać własne biuro do kilku zadań w miesiącu, zamawiasz dokładnie te usługi, których potrzebujesz.

5.2. Back office dla firm

Możemy przejąć procesy administracyjne, które pochłaniają czas Twoich pracowników.

Na przykład porządkowanie dokumentów, prowadzenie rejestrów, przygotowywanie raportów, monitorowanie umów, zarządzanie danymi handlowymi i koordynację wewnętrznych zgłoszeń.

Możemy też zbudować ścieżki akceptacji i systemy monitorowania zadań.

Cel: Twój zespół skupia się na ważnych decyzjach, a powtarzalne czynności operacyjne przekazujesz na zewnątrz.

5.3. Zarządzanie dostawcami

Jeśli zależysz od dostawców zagranicznych, możemy przejąć część bieżącej współpracy z nimi.

Zbieramy oferty, porównujemy warunki, nadzorujemy realizację, rejestrujemy nieprawidłowości i sprawdzamy, czy zobowiązania handlowe są dotrzymywane.

To szczególnie przydatne, gdy pracujesz z kilkoma dostawcami w kraju, którego nie znasz.

5.4. Zarządzanie projektami międzynarodowymi

Jeśli prowadzisz projekty angażujące ludzi, dostawców i klientów w obu krajach, możemy zapewnić koordynację operacyjną.

Zarządzamy harmonogramami, osobami odpowiedzialnymi, rezultatami, budżetami i raportowaniem.

Dbamy też o komunikację między uczestnikami projektu.

5.5. Obsługa klienta

Pomożemy Ci obsługiwać klientów w różnych godzinach i językach, zgodnie z uzgodnionym zakresem.

Usługi mogą obejmować e-mail, system zgłoszeń (ticketing), czat, CRM, śledzenie zamówień, wsparcie handlowe i obsługę posprzedażową.

Jeśli potrzebujesz określonego poziomu obsługi, możemy zdefiniować wskaźniki i umowne zobowiązania (SLA).

6. Technologie i międzynarodowe tworzenie oprogramowania

Nearshore Development & Managed Technology Services

Chcesz korzystać z międzynarodowych specjalistów IT bez zarządzania kolejnym zespołem?

Spółki i zespoły w Meksyku i w Polsce pozwalają nam dostarczać skoordynowane rozwiązania technologiczne klientom z obu rynków.

Zamawiasz kompletną usługę – bez konieczności zarządzania pojedynczymi programistami, administratorami serwerów czy specjalistami technicznymi.

6.1. Oprogramowanie na zamówienie

Tworzymy aplikacje biznesowe, platformy webowe, systemy sprzedażowe, API, narzędzia wewnętrzne i integracje.

Pracujemy również na istniejących systemach, które wymagają modernizacji, utrzymania, nowych funkcji lub poprawek.

Jeśli Twoja europejska firma potrzebuje dodatkowych mocy programistycznych, możemy zapewnić zasoby techniczne z Meksyku – w modelu z zarządzaniem i nadzorem po naszej stronie.

Jeśli meksykańska firma wdraża rozwiązania dla klientów europejskich, możemy skoordynować związane z tym wymogi techniczne i operacyjne.

6.2. Ratowanie i modernizacja oprogramowania

Być może masz aplikację, która działała poprawnie, ale po kolejnych zmianach stała się niestabilna.

Możliwe też, że oprogramowanie powstało z pomocą sztucznej inteligencji, a teraz trudno je utrzymać, naprawiać błędy czy zapewnić mu bezpieczeństwo.

Możemy ocenić kod, architekturę, zależności, wydajność i podatności.

Na podstawie tej diagnozy prowadzimy utrzymanie naprawcze, refaktoryzację, przebudowę komponentów lub wzmocnienie zabezpieczeń.

Trudny w utrzymaniu system nie musi oznaczać, że trzeba spisać inwestycję technologiczną na straty.

6.3. Zarządzany hosting dla firm

Jeśli Twoja firma korzysta z serwerów, stron internetowych, aplikacji i systemów biznesowych, możemy przejąć ich administrację.

Oferujemy zarządzany hosting współdzielony, serwery VPS, serwery dedykowane i inne usługi infrastrukturalne.

W zależności od poziomu usługi przejmujemy konfigurację, utrzymanie, aktualizacje, monitoring, kopie zapasowe, zabezpieczenia i wsparcie techniczne.

Administrujemy także środowiskami WordPress, WooCommerce i aplikacjami biznesowymi.

6.4. Zarządzany hosting dla AI

Jeśli korzystasz z modeli sztucznej inteligencji albo potrzebujesz infrastruktury dla aplikacji opartych na AI, pomożemy Ci wdrożyć je w środowisku zarządzanym.

Tworzymy i hostujemy asystentów biznesowych, automatyzacje, agentów AI, bazy wiedzy, systemy RAG i rozwiązania specjalistyczne.

Możemy też zintegrować te narzędzia z Twoimi aplikacjami i bazami danych.

Otrzymujesz własne lub zarządzane rozwiązanie bez konieczności samodzielnej obsługi całej infrastruktury.

6.5. Automatyzacja procesów biznesowych

W wielu firmach systemy nie komunikują się ze sobą tak, jak powinny.

Zamówienia przychodzą z jednej platformy, faktury wystawiasz w innej, klientów prowadzisz w CRM, a stany magazynowe kontrolujesz w arkuszach kalkulacyjnych.

Możemy połączyć te procesy i ograniczyć pracę ręczną.

Dotyczy to automatyzacji dokumentów, systemów sprzedażowych, fakturowania, obsługi klienta, raportowania i ścieżek akceptacji.

6.6. Infrastruktura i lokalizacja danych

Jeśli dane muszą być przechowywane w Unii Europejskiej, możemy zaprojektować infrastrukturę, która spełnia ten wymóg.

Możemy też dobrać architekturę odpowiednią dla działalności w Meksyku i Ameryce Łacińskiej.

Lokalizację serwerów, dostęp zdalny, kopie zapasowe i przetwarzanie danych określamy zgodnie z potrzebami danej usługi.

Pamiętaj: hosting danych w Europie nie oznacza automatycznie, że każdy dostęp czy transfer międzynarodowy jest zgodny z RODO. Dlatego tam, gdzie to potrzebne, oceniamy również zabezpieczenia techniczne i umowne.

7. Cyberbezpieczeństwo, ochrona danych i compliance

Cybersecurity, GDPR & NIS2 Support

Twoja firma musi wykazać, że jej systemy i procesy spełniają określone wymogi bezpieczeństwa?

Bezpieczeństwo IT przestało być wyłącznie sprawą działów technicznych.

Dziś dotyczy zarządów, działów zakupów, prawnych, finansowych i zespołów sprzedaży.

Jedna podatność może sparaliżować działalność, ujawnić dane klientów, zagrozić umowom i rodzić odpowiedzialność.

Pomagamy ocenić ryzyka, wdrożyć zabezpieczenia i udokumentować podjęte środki.

7.1. Zarządzane cyberbezpieczeństwo

Świadczymy usługi ochrony serwerów, aplikacji i systemów biznesowych.

Mogą one obejmować audyty techniczne, skanowanie podatności, administrację firewallami, bezpieczeństwo stron WWW, zarządzanie dostępami, monitoring, kopie zapasowe i ciągłość działania.

Pomagamy także opracować procedury reagowania na incydenty.

7.2. NIS2 w Polsce i w Unii Europejskiej

Jeśli Twoja firma podlega dyrektywie NIS2 i przepisom krajowym, które ją wdrażają, może mieć obowiązek wdrożenia konkretnych środków zarządzania ryzykiem i cyberbezpieczeństwa.

W Polsce ustawa o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa (KSC) nakłada obowiązki na podmioty kluczowe i ważne.

Pomagamy ocenić Twoją sytuację, zidentyfikować luki i wdrożyć środki techniczne oraz organizacyjne.

Zakres może obejmować inwentaryzację aktywów, analizę ryzyka, polityki bezpieczeństwa, zarządzanie dostawcami, kontrolę dostępu, ciągłość działania, dokumentację i techniczne przygotowanie do audytów.

Jeśli meksykańska firma świadczy usługi organizacjom europejskim, pomagamy jej też odpowiadać na kwestionariusze bezpieczeństwa i spełniać wymogi umowne klientów objętych europejskimi regulacjami.

Nie oznacza to, że każda firma meksykańska automatycznie podlega NIS2 – zależy to od jej sytuacji oraz obowiązków wynikających z umów lub przepisów.

7.3. RODO i ochrona danych osobowych

Jeśli przetwarzasz dane osobowe mieszkańców Unii Europejskiej albo prowadzisz określone działania skierowane do osób w UE, mogą Cię obowiązywać przepisy RODO.

Pomagamy przy rejestrze czynności przetwarzania, dokumentacji, ocenie dostawców, zabezpieczeniach technicznych, kontroli dostępu i obsłudze żądań osób, których dane dotyczą.

W razie potrzeby koordynujemy także specjalistyczną analizę prawną.

7.4. Przedstawiciel w UE zgodnie z art. 27 RODO

Niektóre firmy mające siedzibę poza Unią Europejską, ale podlegające RODO ze względu na określone działania, muszą wyznaczyć przedstawiciela w Unii.

Możemy pełnić funkcję takiego przedstawiciela, jeśli Twoja firma spełnia przesłanki i warunki określone w art. 27.

Usługa polega na działaniu – w granicach udzielonego pełnomocnictwa – jako punkt kontaktowy w sprawach związanych z przetwarzaniem danych.

Nie zastępuje ona wszystkich obowiązków Twojej firmy w zakresie ochrony danych i nie jest automatycznie równoznaczna z powołaniem inspektora ochrony danych (IOD).

7.5. Compliance technologiczny w łańcuchu dostaw

Duże przedsiębiorstwa i organizacje regulowane zwykle wymagają od dostawców informacji o bezpieczeństwie.

Europejski klient może zażądać od Ciebie polityk, wypełnionych kwestionariuszy, dowodów wykonywania kopii zapasowych, opisu kontroli dostępu lub dokumentacji transferów danych.

Pomagamy przygotować i wdrożyć elementy techniczne oraz dokumentację, które pozwolą solidniej odpowiedzieć na te wymagania.

8. Finanse i fakturowanie międzynarodowe

Financial Operations & Systems Integration

Działalność międzynarodowa komplikuje Ci fakturowanie, płatności i administrację?

Praca między krajami oznacza różne waluty, dokumenty podatkowe i procedury.

Pomagamy koordynować związane z tym procesy administracyjne i technologiczne.

8.1. Fakturowanie w Meksyku i w Polsce

Umowę i fakturowanie możemy oprzeć na HOLAPOLSKA sp. z o.o. w Polsce lub na spółkach z grupy Ethical Profits Group w Meksyku – w zależności od charakteru usługi.

Może to ułatwić Twoje wewnętrzne procesy zakupowe i księgowe.

W Meksyku dokumenty podatkowe wystawia się w systemie CFDI.

W Polsce fakturowanie musi być zgodne z właściwymi przepisami, w tym z KSeF, jeśli ma zastosowanie.

Walutę i rozliczenie podatkowe ustalamy zgodnie z umową i charakterem transakcji.

8.2. Integracja systemów z CFDI i KSeF

Jeśli Twoje systemy sprzedażowe lub księgowe muszą łączyć się z e-fakturowaniem, możemy zbudować odpowiednie integracje.

Możemy też zautomatyzować odbiór, klasyfikację, walidację i uzgadnianie dokumentów.

To szczególnie przydatne dla firm zarządzających kilkoma spółkami lub obsługujących duży wolumen transakcji.

8.3. Back office finansowy

Wspieramy porządkowanie zobowiązań i należności, faktur, raportów, budżetów i dokumentacji administracyjnej.

Usługi księgowe, doradztwo podatkowe i audyt, które wymagają uprawnień, koordynujemy z właściwymi specjalistami.

Operacyjne zarządzanie Twoimi dokumentami i procesami nie oznacza, że musimy obracać Twoimi środkami lub je przechowywać.

8.4. Dostawcy, płatności i waluty

Pomagamy uporządkować procesy administracyjne współpracy z dostawcami zagranicznymi i koordynować zatwierdzone płatności przez instytucje finansowe.

Obejmuje to porządkowanie dokumentacji i monitorowanie rozliczeń handlowych.

Rachunki w różnych walutach mogą ograniczyć zbędne przewalutowania, ale warunki finansowe zależą od konkretnej instytucji i transakcji.

9. Mobilność, rekrutacja i relokacja pracowników

International Workforce & Relocation Services

Musisz wysłać pracowników za granicę, zatrudnić ludzi na miejscu albo przenieść część działalności do innego kraju?

Działalność międzynarodowa to także sprawy kadrowe i administracyjne.

Może trzeba przenieść członka zarządu do Polski, zatrudnić techników w Meksyku albo pomóc całej rodzinie urządzić się za granicą.

Zapewniamy wsparcie operacyjne.

9.1. Rekrutacja i selekcja

Pomagamy znaleźć odpowiednich specjalistów, koordynujemy rozmowy kwalifikacyjne, oceniamy kompetencje i organizujemy onboarding.

W razie potrzeby współpracujemy z wyspecjalizowanymi firmami HR.

9.2. Koordynacja zatrudnienia lokalnego

Jeśli chcesz zatrudnić ludzi w kraju docelowym, wspieramy organizację procesu, poszukiwanie specjalistów i dokumentację operacyjną.

Jeśli model obejmuje Employer of Record (EOR), delegowanie pracowników, pracę tymczasową lub inne regulowane formy powierzania pracy, strukturyzujemy go zgodnie z wymaganymi zezwoleniami i przepisami.

9.3. Relokacja międzynarodowa

Koordynujemy mobilność pracowników i kadry zarządzającej.

Może to obejmować dokumenty, współpracę ze specjalistami od prawa imigracyjnego, ubezpieczenie, mieszkanie, podłączenie mediów i inne sprawy.

Zezwolenia na pracę i pobyt ocenia się indywidualnie – w zależności od obywatelstwa, rodzaju pracy i sytuacji danej osoby.

9.4. Wsparcie dla rodzin

Jeśli przenosisz pracowników razem z rodzinami, może być potrzebna pomoc w znalezieniu mieszkania, szkoły, opieki medycznej, w przewiezieniu zwierząt czy w odnalezieniu się w nowym otoczeniu.

Wspieramy te procesy, żeby zmniejszyć praktyczne trudności związane z przeprowadzką do innego kraju.

9.5. Podróże służbowe

Jeśli musisz pojechać na spotkanie z dostawcami, odwiedzić fabryki, obejrzeć lokale lub zbadać możliwości biznesowe, pomożemy zaplanować harmonogram i program wizyty.

Obejmuje to koordynację spotkań, wizyt, transportu i wsparcie na miejscu – zgodnie z zakresem usługi.

10. Własność intelektualna i komercjalizacja technologii za granicą

Intellectual Property & Software Commercialisation

Masz własną platformę, oprogramowanie lub technologię, którą chcesz sprzedawać za granicą?

Ekspansja produktów technologicznych wymaga też uporządkowania praw do nich i zasad ich komercyjnego wykorzystania.

Pomagamy zorganizować międzynarodową sprzedaż oprogramowania, platform SaaS, algorytmów i innych aktywów technologicznych.

Usługi mogą obejmować:

• Operacyjną weryfikację modeli licencjonowania.
• Techniczne przygotowanie platform do działania na kilku rynkach.
• Budowę systemów subskrypcyjnych.
• Integrację płatności międzynarodowych.
• Techniczne zarządzanie licencjami.
• Lokalizację produktów.
• Wsparcie użytkowników.
• Wdrożenie zabezpieczeń.
• Koordynację umów licencyjnych ze specjalistami.

Możemy też wspierać ocenę międzynarodowych struktur komercjalizacji własności intelektualnej.

W niektórych przypadkach dostępne są preferencje podatkowe dla działalności technologicznej oraz badawczo-rozwojowej, takie jak polska ulga IP Box.

Jej zastosowanie wymaga spełnienia konkretnych warunków i indywidualnej analizy – nie przysługuje automatycznie tylko dlatego, że masz firmę lub zarejestrowane oprogramowanie w Polsce.

11. Przetargi, projekty publiczne i programy instytucjonalne

Public Procurement & International Projects

Chcesz uczestniczyć w projektach biznesowych lub instytucjonalnych na innym rynku?

Zamówienia publiczne i programy dofinansowania mogą być dużą szansą, ale zwykle wymagają dokumentacji, potencjału technicznego i znajomości lokalnych procedur.

Pomagamy znaleźć możliwości, ocenić warunki udziału i przygotować dokumentację oraz zaplecze operacyjne.

W Polsce i w Unii Europejskiej funkcjonują procedury zamówień publicznych oraz nabory na projekty z obszaru innowacji, technologii, transformacji cyfrowej i innych sektorów.

Meksyk również ma systemy zamówień publicznych na różnych szczeblach administracji.

Możemy koordynować monitorowanie naborów, partnerów, dokumentów, projektów i rezultatów.

Kwalifikowalność zawsze zależy od wymogów konkretnego postępowania. Posiadanie lokalnego podmiotu samo w sobie nie gwarantuje prawa udziału ani uzyskania zamówienia czy dotacji.

12. Co możemy zrobić dla Twojej firmy w zależności od sytuacji?

Nie każda firma potrzebuje tej samej usługi.

Przewagą modelu dwunarodowego jest to, że możemy zbudować rozwiązanie wokół Twojej rzeczywistej działalności.

A. Meksykańska firma, która chce sprzedawać w Europie

Pomagamy zbadać możliwości sprzedaży, znaleźć odbiorców, dostosować komunikację i koordynować relacje biznesowe z Polski.

Możemy też zorganizować dystrybucję produktów, wesprzeć e-commerce, skoordynować sprawy regulacyjne i zapewnić infrastrukturę IT.

Można zacząć od przedstawicielstwa handlowego i stopniowo zwiększać obecność na rynku.

Główna korzyść: dostęp do usług operacyjnych w Europie bez konieczności budowania od razu całego działu międzynarodowego.

B. Polska lub europejska firma, która chce wejść do Meksyku

Pomożemy Ci poznać rynek meksykański, znaleźć klientów i dostawców, zorganizować spotkania, zbudować kanały sprzedaży i zorganizować działania operacyjne.

Jeśli potrzebujesz oprogramowania, marketingu w języku hiszpańskim, wsparcia technicznego lub administracji, możemy zaangażować nasz zespół w Meksyku.

Główna korzyść: dostęp do zespołu, który zna rynek meksykański i potrafi realizować działania na miejscu.

C. Firma, która już importuje lub eksportuje towary

Pomagamy zarządzać dostawcami, koordynować operatorów logistycznych, nadzorować dokumentację i zwiększyć przejrzystość Twoich operacji.

Możemy też dołączyć magazynowanie, dystrybucję, zarządzanie zapasami i obsługę posprzedażową.

Główna korzyść: mniej pracy przy osobnej koordynacji wielu zagranicznych podmiotów.

D. Firma technologiczna

Wspieramy rozwój oprogramowania, utrzymanie, hosting, infrastrukturę, sztuczną inteligencję, automatyzacje, cyberbezpieczeństwo i zarządzanie projektami międzynarodowymi.

Możesz zamówić kompleksową usługę lub uzupełnić obecny zespół.

Główna korzyść: dostęp do międzynarodowych kompetencji technicznych w ramach zarządzanej współpracy biznesowej.

E. Firma, która działa już w obu krajach

Pomagamy scentralizować procesy oraz koordynować zespoły, dostawców i systemy.

Obejmuje to obieg dokumentów, CRM, wsparcie, procesy finansowe, zakupy, projekty i technologie.

Główna korzyść: większa kontrola operacyjna i mniej dublujących się zadań.

F. Europejska firma z obowiązkami w zakresie cyberbezpieczeństwa

Pomagamy ocenić wymogi, zidentyfikować ryzyka, wdrożyć zabezpieczenia i przygotować dokumentację bezpieczeństwa.

Możemy też uczestniczyć w technicznym zarządzaniu dostawcami oraz w procesach związanych z NIS2 i RODO.

Główna korzyść: wymogi compliance zamieniają się w uporządkowane procesy techniczne i operacyjne.

G. Producent lub dystrybutor

Pomagamy zarówno znaleźć klientów, jak i pozyskać dostawców.

Jeśli wchodzisz na rynek zagraniczny, łączymy poszukiwanie klientów, negocjacje, koordynację logistyki i dalszą obsługę sprzedaży.

Główna korzyść: jeden partner, który rozumie zarówno sprzedaż, jak i operacje potrzebne do jej sfinalizowania.

H. Firma, która przenosi pracowników lub tworzy nową jednostkę biznesową

Koordynujemy działania biznesowe, administracyjne i relokacyjne (relocation).

Mogą one obejmować dostawców, biura, mieszkania, usługi, technologie, adaptację na miejscu i wsparcie dla rodzin.

Główna korzyść: mniej odrębnych spraw do załatwienia przy uruchamianiu działalności.

13. Jak z Tobą pracujemy

Choć nasze usługi bywają bardzo różne, zawsze stosujemy metodykę, która daje Twojej firmie przejrzystość i kontrolę.

1. Poznajemy Twoje potrzeby

Opowiadasz nam, co chcesz osiągnąć, jakie działania trzeba wykonać i z jakimi trudnościami mierzysz się obecnie.

Może chodzić o jedną operację logistyczną albo o cały projekt biznesowy.

2. Oceniamy operację

Analizujemy zaangażowane kraje, potrzebne usługi, ograniczenia i podział odpowiedzialności.

Jeśli Twoja działalność wymaga zezwoleń, szczególnego traktowania podatkowego lub udziału specjalistów z uprawnieniami, uwzględniamy to w ocenie.

3. Określamy zakres

Przygotowujemy ofertę z działaniami, rezultatami, osobami odpowiedzialnymi, warunkami handlowymi i kosztami.

Wskazujemy też, jakie usługi podmiotów zewnętrznych będą potrzebne.

4. Realizujemy i koordynujemy

Nasz zespół prowadzi uzgodnione działania i koordynuje zaangażowanych dostawców.

Masz stałe osoby kontaktowe, od których dowiesz się, na jakim etapie jest projekt.

5. Monitorujemy i raportujemy

W zależności od usługi otrzymujesz raporty, wskaźniki, dokumentację zamknięcia, obsługę nieprawidłowości i rekomendacje operacyjne.

Jeśli potrzebujesz stałej współpracy, możemy ułożyć usługi cykliczne z określonym zakresem i zobowiązaniami.

14. Modele współpracy

Model współpracy dobierasz do swoich potrzeb.

Możemy też zawrzeć umowę ramową, która pozwala dodawać kolejne usługi bez renegocjowania całej współpracy za każdym razem.

Podmiot zawierający umowę, wynagrodzenie, waluty płatności, podatki, poziomy usług (SLA) i zakres odpowiedzialności ustalamy przed rozpoczęciem prac.

15. Najczęściej zadawane pytania

Czy potrzebuję spółki w Meksyku, żeby sprzedawać na tamtejszym rynku?

Niekoniecznie.

W zależności od produktów, usług i modelu biznesowego rynek można najpierw zbadać przez przedstawicielstwo, dystrybucję lub transgraniczne świadczenie usług.

Jeśli później okaże się, że potrzebna jest spółka, oddział lub inna forma obecności, przeprowadzimy Cię przez ten proces.

To, czy potrzebne są rejestracje podatkowe lub firmowe, zależy od rodzaju działalności.

Czy mogę zawrzeć umowę w Polsce i otrzymać wsparcie w Meksyku?

Tak.

Umowę możemy zawrzeć przez HOLAPOLSKA sp. z o.o., jeśli to właściwe rozwiązanie, i skoordynować potrzebne usługi w Meksyku.

Analogicznie firmy z Meksyku mogą podpisać umowę ze spółką z grupy Ethical Profits Group w Meksyku i otrzymać wsparcie w Polsce.

Czy mogę płacić w złotych, nawet jeśli usługa obejmuje działania w Meksyku?

Warunki handlowe możemy ustalić w różnych walutach, m.in. w PLN, EUR, USD i MXN – zależnie od podmiotu zawierającego umowę i rodzaju transakcji.

Szczegóły określamy w ofercie.

Czy muszę podróżować, żeby zacząć sprzedawać w innym kraju?

Nie zawsze.

Wiele działań – badanie rynku, przedstawicielstwo, pozyskiwanie klientów, technologie i koordynacja – można rozpocząć zdalnie.

Jeśli potrzebna jest obecność na miejscu podczas spotkań, inspekcji czy działań handlowych, możemy ją zorganizować.

Czy możecie znaleźć klientów lub dystrybutorów dla moich produktów?

Tak.

Realizujemy projekty pozyskiwania leadów, badania nabywców, przedstawicielstwa handlowego i poszukiwania dystrybutorów.

Zakres i cele ustalamy w zależności od branży i rynku.

Zlecenie tych usług nie oznacza gwarancji sprzedaży, ale oznacza uzgodnione działania i weryfikowalne rezultaty.

Czy możecie zająć się importem lub eksportem moich towarów?

Możemy koordynować całą operację handlową i logistyczną we współpracy z odpowiednimi agencjami celnymi i przewoźnikami.

Przed wysyłką musimy znać towar, jego pochodzenie, miejsce przeznaczenia, klasyfikację taryfową i inne istotne cechy.

Czy możecie magazynować i dystrybuować moje produkty w Europie?

Możemy zorganizować magazynowanie i fulfillment przez odpowiednich operatorów.

Dostępność, koszty i wymogi zależą od towaru, wolumenu i lokalizacji.

Czy możecie zapewnić personel do moich operacji?

Oferujemy dedykowane zespoły, rekrutację, koordynację zatrudnienia i zarządzanie procesami.

Jeśli działalność wymaga regulowanej formy zatrudnienia, np. Employer of Record lub pracy tymczasowej, analizujemy warunki prawne i korzystamy z odpowiedniej struktury.

Czy możecie obsługiwać moich klientów poza godzinami pracy w moim kraju?

Tak – możemy zorganizować obsługę w wydłużonych godzinach, wykorzystując różnicę czasu między Meksykiem a Polską.

Przy usługach ciągłych lub konkretnych zobowiązaniach dotyczących czasu reakcji ustalamy odpowiednią umowę SLA.

Czy możecie przechowywać moje dane w Unii Europejskiej?

Dostarczamy rozwiązania technologiczne projektowane z uwzględnieniem wymogów dotyczących lokalizacji danych i bezpieczeństwa.

Oceniamy też zasady dostępu i przetwarzania, żeby wdrożyć właściwe zabezpieczenia.

Czy możecie pomóc z RODO lub NIS2?

Tak.

Zapewniamy wsparcie techniczne i operacyjne w zakresie ochrony danych, cyberbezpieczeństwa i zarządzania zgodnością.

Aby ustalić, jakie obowiązki prawne ma Twoja firma, najpierw oceniamy jej działalność, lokalizację, wielkość, sektor i sytuację regulacyjną.

Czy muszę zamawiać wszystkie usługi?

Nie.

Możesz zamówić tylko to, czego potrzebujesz.

Jeśli później zechcesz rozszerzyć zakres, możemy włączyć kolejne usługi w ramach jednej, skoordynowanej obsługi.

Czy mogę zamówić usługi stałe?

Tak.

Zawieramy umowy cykliczne na wsparcie, przedstawicielstwo, administrację, technologie, back office i inne działania.

Od czego zależy koszt?

Przede wszystkim od złożoności operacji, zaangażowanych krajów, liczby działań, potrzebnych zasobów, udziału podmiotów zewnętrznych i oczekiwanego poziomu usług.

Ofertę przygotujemy po przeanalizowaniu Twoich potrzeb.

16. Międzynarodowa struktura do Twojej dyspozycji

Gdy działasz między Meksykiem a Unią Europejską, każda trudność zdaje się wymagać innego dostawcy.

Jeden specjalista bada rynek. Drugi szuka klientów. Trzeci buduje platformę technologiczną. Czwarty koordynuje logistykę. Piąty zajmuje się dokumentami. A kolejni rozwiązują problemy prawne, księgowe czy regulacyjne.

Możesz zamawiać wszystkie te usługi osobno.

Możesz też pracować z jedną strukturą, która rozumie zależności między nimi i koordynuje ich realizację.

Na tym polega główna przewaga naszych usług dwunarodowych.

Mamy zaplecze biznesowe w Meksyku i w Polsce, które pozwala nam rozwijać Twoje relacje handlowe, realizować działania na miejscu, zarządzać procesami, koordynować logistykę międzynarodową i dostarczać rozwiązania technologiczne.

Nie ma znaczenia, czy dopiero badasz nowy rynek, czy masz już ugruntowaną działalność międzynarodową.

Możemy zająć się jednym konkretnym zadaniem albo wspierać Cię w większym projekcie.

Twoja firma zachowuje swoje cele, decyzje i strategię. My dostarczamy usługi i koordynację operacyjną potrzebne do ich realizacji.

Meksyk i Polska: dwa połączone rynki dla Twojego biznesu

Jeśli chcesz sprzedawać, kupować, importować, eksportować, rozwijać technologie, otwierać działalność lub zarządzać operacjami między Meksykiem a Europą – możemy Ci pomóc.

Twoja firma może działać międzynarodowo bez samotnego zmagania się z każdym etapem procesu.

Źródła

• Ley de los Husos Horarios en los Estados Unidos Mexicanos (DOF 28.10.2022) – meksykańska Izba Deputowanych; strefa centralna nie stosuje już czasu letniego.
• Padrón de Importadores – rejestracja – SAT (meksykańska administracja podatkowa).
• Faktura elektroniczna CFDI – SAT.
• Normas Oficiales Mexicanas (NOM) – meksykańskie Ministerstwo Gospodarki.
• Reguły Incoterms® 2020 – Międzynarodowa Izba Handlowa (ICC).
• Umowa UE–Meksyk – Komisja Europejska, DG ds. Handlu.
• UE–Meksyk: ostateczne zatwierdzenie zmodernizowanej umowy handlowej (14.07.2026) – Rada UE.
• Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO), art. 27 – przedstawiciele – EUR-Lex.
• Nowelizacja ustawy o KSC – obowiązki podmiotów kluczowych i ważnych – Ministerstwo Cyfryzacji.
• KSeF – Ministerstwo Finansów.